Program KSeF, który upraszcza księgowość
Mówiąc bezpośrednio – KSeF sam w sobie nie stanowi przełomu technologicznego. To po prostu kolejny system. Ale moment jego uruchomienia bardzo szybko pokazuje, jak naprawdę funkcjonuje firma „od kuchni”.
Wchodzimy do klienta i słyszymy: „u nas to działa”. Po godzinie okazuje się, że faktury krążą po mailach, ktoś je zapisuje na pulpicie, ktoś inny przepisuje dane, a na końcu księgowość i tak musi poprawiać błędy. I to jest standard, nie wyjątek.
KSeF tego nie powoduje. On to tylko pokazuje wprost.
Dlatego największy błąd, jaki widzę, to podejście: „wdrożymy KSeF i będzie załatwione”. Nie będzie. Jeśli pozostawisz stare nawyki i tylko dołożysz system, to będziesz mieć dokładnie ten sam bałagan – tylko w wersji elektronicznej.
Dopiero kiedy ktoś zatrzymuje się i mówi: „dobra, co tu tak naprawdę zachodzi z fakturą od momentu jej wystawienia do księgowania?”, zaczyna się sensowna zmiana. I nagle okazuje się, że połowa pracy to ręczne wprowadzanie informacji, weryfikacja, dopytywanie.
W jednym przypadku klient był pewny, że jego zespół „ogarnia temat na bieżąco”. Po wdrożeniu okazało się, że zaległości sięgały kilku dni, tylko nikt tego wcześniej nie monitorował.
Tu wchodzi Automatyzacja faktur ksef i robi robotę, której ludzie po prostu nie powinni robić. System importuje dane, analizuje i przekazuje dalej. Bez improwizacji, bez „kto to miał wprowadzić”.
I nagle znika największy problem – nie technologia, tylko chaos.
Najciekawsze jest to, że największy opór zawsze występuje na początku. Ludzie boją się zmiany, bo myślą, że będzie bardziej skomplikowanie. Po kilku tygodniach nikt już nie chce cofać się do starego modelu. Serio – jeszcze nie miałem wdrożenia, gdzie ktoś powiedział: „lepiej było wcześniej”.
Jeśli ktoś chce potraktować KSeF jako formalność – da się. Tylko wtedy robi się minimum i zostaje z bałaganem na lata. Ale jeśli wykorzysta się ten moment, żeby uporządkować procesy, to nagle okazuje się, że księgowość przestaje być ograniczeniem w firmie.
I to jest ta różnica, której nie widać w przepisach.